Seit dem 1. Januar 2025 gibt es in Baden-Württemberg keinen Bauantrag auf Papier mehr. Alles läuft über ein Portal: ViBa-BW, das Virtuelle Bauamt.
Das klingt nach Fortschritt. Und in vielen Punkten ist es das auch. Aber wer zum ersten Mal davorsitzt, merkt schnell: Es gibt Regeln, die niemand vorher erklärt. Konten, die man braucht. Nachrichten, die nicht ankommen. Und Ämter, die gar nicht angeschlossen sind.
Dieser Beitrag erklärt Ihnen in einfacher Sprache, was ViBa-BW ist, was Sie damit dürfen und was nicht — und vor allem die fünf Stellen, an denen es in der Praxis hängt.
Angaben nach der Landesbauordnung Baden-Württemberg (LBO BW) in der Fassung vom 16. März 2026 und der Verfahrensverordnung (LBOVVO). ViBa-BW ist eine Software, die sich weiterentwickelt. Prüfen Sie im Zweifel den aktuellen Stand bei Ihrer Baurechtsbehörde. Dieser Text ist keine Rechtsberatung für Ihren Einzelfall.
Was ViBa-BW ist
ViBa-BW ist die Abkürzung für Virtuelles Bauamt Baden-Württemberg. Es ist eine Internet-Plattform, über die baurechtliche Verfahren komplett digital ablaufen — vom Antrag bis zum Bescheid.
Das Besondere daran ist ein sogenannter digitaler Vorgangsraum. Man kann sich das wie einen gemeinsamen Ordner vorstellen: Bauherr, Bauamt und alle anderen beteiligten Behörden arbeiten gleichzeitig am selben Antrag. Früher wanderten Papierordner von Schreibtisch zu Schreibtisch. Heute sehen alle dasselbe.
Das Land hat die Software nicht selbst entwickelt. Es nutzt eine Lösung aus Mecklenburg-Vorpommern nach dem sogenannten Einer-für-Alle-Prinzip: Ein Bundesland baut etwas, alle anderen dürfen es mitbenutzen.
Seit wann ist das Pflicht?
Zwei Daten sind wichtig.
25. November 2023. An diesem Tag trat das Gesetz zur Digitalisierung baurechtlicher Verfahren in Kraft. Seitdem sind Bauvorlagen elektronisch in Textform direkt bei der zuständigen Baurechtsbehörde einzureichen. Gleichzeitig wurde die Nachbarbeteiligung eingeschränkt: Benachrichtigt wird nur noch, wenn eine Abweichung, Ausnahme oder Befreiung von nachbarschützenden Vorschriften beantragt wird.
1. Januar 2025. Seit diesem Tag ist die digitale Einreichung verpflichtend. Viele Baurechtsbehörden nehmen seitdem weder Papier noch einfache E-Mails mehr an. Wer trotzdem einen Ordner vorbeibringt, bekommt ihn zurück.
Die Pflicht hängt nicht an der Größe Ihres Bauvorhabens. Auch die Kenntnisgabe für ein Einfamilienhaus und die Bauvoranfrage für ein Grundstück laufen digital. Nur wirklich verfahrensfreie Vorhaben nach § 50 LBO BW brauchen gar kein Verfahren — und damit auch kein Portal.
Welche Verfahren laufen darüber?
Praktisch alles, was Sie beim Bauamt beantragen können. Die wichtigsten Wege in Baden-Württemberg:
| Verfahren | Wann es gilt | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| Kenntnisgabe (§ 51 LBO) | Wohnhäuser und kleinere Gebäude, wenn ein Bebauungsplan gilt und Ihr Bau ihm nicht widerspricht | Keine Ausnahmen möglich. Der Entwurfsverfasser haftet dafür, dass alles stimmt |
| Vereinfachtes Verfahren (§ 52 LBO) | Der Normalfall für Wohnhäuser | Hier gilt: Entscheidet das Amt nicht rechtzeitig, gilt der Antrag als genehmigt |
| Baugenehmigungsverfahren | Größere Vorhaben und Sonderbauten | Volle Prüfung durch das Amt |
| Bauvorbescheid (§ 57 LBO) | Wenn Sie einzelne Fragen vorab klären wollen | Gilt drei Jahre. Mehr dazu im Ratgeber Bauvoranfrage |
| Teilbaugenehmigung | Wenn Sie mit einem Teil schon anfangen wollen | Setzt einen laufenden Bauantrag voraus |
| Nutzungsänderung | Wenn ein Gebäude anders genutzt werden soll als bisher | Auch ohne Umbau genehmigungspflichtig |
Welche dieser Leistungen bei Ihrem Amt tatsächlich freigeschaltet ist, unterscheidet sich noch. Dazu gleich mehr.
Wer ein Konto braucht — und warum Sie allein nicht einreichen können
Das ist der Punkt, an dem die meisten Bauherren zum ersten Mal stocken.
Um ViBa-BW zu nutzen, brauchen Sie ein Nutzerkonto. Und zwar in der Regel nicht nur Sie als Bauherr, sondern auch Ihr Entwurfsverfasser — also die Person, die den Bauplan erstellt. Beide melden sich an, beide arbeiten im selben Vorgangsraum.
Und dann kommt die Regel, die vieles entscheidet:
Im Klartext: Für ein Wohnhaus können Sie den Antrag nicht selbst einreichen, auch wenn Sie sich ein Konto anlegen. Sie brauchen jemanden mit dieser Berechtigung.
Ausnahmen gibt es nur für kleine Dinge: Garagen bis 100 m² Nutzfläche, Behelfsbauten, untergeordnete Nebengebäude sowie sonstige geringfügige oder technisch einfache Bauvorhaben.
Sie müssen sich mit dem Portal gar nicht beschäftigen. Wenn Sie ohnehin jemanden mit Bauvorlageberechtigung brauchen, kann diese Person die Einreichung komplett übernehmen — Konto, Formulare, Upload, Fristen, Rückfragen. Genau das machen wir.
Welche Unterlagen und welche Dateiformate
Digital heißt nicht, dass Sie weniger einreichen müssen. Es heißt nur, dass Sie es hochladen statt ausdrucken. Der Umfang richtet sich nach dem Verfahren.
Für ein normales Wohnhaus brauchen Sie in der Regel:
Lageplan. Eine amtliche Karte Ihres Grundstücks mit eingezeichnetem Vorhaben, Maßen und Grenzabständen.
Bauzeichnungen. Grundrisse, Schnitte und Ansichten — maßstäblich und beschriftet.
Baubeschreibung. Nutzung, Zahl der Wohnungen, Flächen, Bauweise.
Berechnungen. Wohn- und Nutzflächen sowie die Werte zum Maß der Nutzung.
Bautechnische Nachweise. Statik und Brandschutz — je nach Verfahren mit dem Antrag oder erst vor Baubeginn.
Manche Ämter verlangen ein bestimmtes Format. In Stuttgart etwa sind Dokumente für das Prüfamt für Baustatik im PDF/A zu übermitteln — das ist ein Langzeit-Archivformat, kein normales PDF. Ein Scan vom Handy erfüllt das nicht. Fragen Sie vorher nach, sonst kommt die Datei zurück und Sie verlieren Tage.
Die fünf Stolperfallen
Hier steht, was auf den offiziellen Seiten nicht steht. Jeder dieser Punkte hat schon Verfahren verzögert.
Ihr ViBa-Postfach gibt es nicht mehr. Das eigene Postfach wurde abgeschaltet. Benachrichtigungen kommen jetzt als allgemeine Elster-Mails — ohne Angabe von Projekt, Bauamt oder Aktenzeichen. Wer mehrere Verfahren gleichzeitig hat, muss die passende Nachricht über die verschiedenen Behördenzugänge selbst heraussuchen. Die Umstellung kam ohne Vorankündigung, und die Architektenkammer Baden-Württemberg hat sie deutlich kritisiert. Die Gefahr, eine wichtige Nachricht zu übersehen, ist real.
Nicht alle Ämter sind angeschlossen. Nach Angaben des Ministeriums für Landesentwicklung und Wohnen sind 201 der 209 Baurechtsbehörden im Land bei ViBa BW dabei. Acht also nicht. Wer dort baut, braucht einen anderen Weg — fragen Sie im Zweifel direkt beim Amt nach.
Große Kreisstädte sind oft selbst zuständig. Im Landkreis Karlsruhe zum Beispiel müssen Anträge für Bretten, Bruchsal, Ettlingen, Rheinstetten, Stutensee und Waghäusel direkt bei den Städten gestellt werden — nicht beim Landratsamt. Wer beim falschen Zugang einreicht, verliert Zeit.
Nicht jede Leistung ist freigeschaltet. Im Landkreis Karlsruhe ist der Online-Dienst für die Abgeschlossenheitsbescheinigung zum Beispiel noch nicht nutzbar. Wer eine Wohnung aufteilen will, muss sich also erkundigen, wie es dort läuft.
Alte Verfahren laufen woanders weiter. Der Umstieg kam nicht überall zur gleichen Zeit. In Stuttgart müssen die meisten Bauanträge erst seit dem 1. Juni 2026 über ViBa-BW gestellt werden. Was vorher eingereicht wurde, wird weiter über service-bw abgeschlossen — auch Nachreichungen. Wer beides gleichzeitig laufen hat, muss zwei Portale im Blick behalten.
Es ist die Nachricht, die niemand gesehen hat.
Die ViBa-BW Vorbereitungs-Checkliste
Damit gehen Sie vorbereitet in Ihr Verfahren — statt mittendrin festzustellen, dass etwas fehlt. Sie bekommen die Checkliste sofort auf der nächsten Seite.
- 7 Fragen an Ihr Bauamt — ein Anruf, und Sie wissen, welcher Weg bei Ihnen gilt
- Unterlagen-Liste zum Abhaken — nach Verfahrensart sortiert
- Datei- und Format-Regeln — woran Uploads am häufigsten scheitern
- Konto-Checkliste — wer sich anmelden muss und wer was darf
- Die 5 Stolperfallen als Kontrollbogen, bevor Sie starten
Schritt für Schritt: von der Anmeldung bis zum Bescheid
Oder: Sie geben es einfach ab
Alles, was oben steht, können Sie selbst machen. Bei einem Wohnhaus aber nur zusammen mit einer Person, die bauvorlageberechtigt ist — das schreibt § 63 Abs. 1 LBO BW so vor.
Wenn Sie diese Person ohnehin brauchen, können Sie den ganzen Rest gleich mit abgeben.
Wir klären das Verfahren
Welcher Weg passt: verfahrensfrei, Kenntnisgabe, vereinfachtes Verfahren oder erst eine Bauvoranfrage. Und welches Amt zuständig ist.
Wir erstellen die Unterlagen
Bauzeichnungen, Baubeschreibung, Berechnungen — im richtigen Umfang und im richtigen Format. Gezeichnet von bauvorlageberechtigten Architekten aus unserem Netzwerk.
Wir reichen ein
Komplett über ViBa-BW. Sie brauchen sich mit dem Portal nicht zu beschäftigen und müssen keine Formulare ausfüllen.
Wir bleiben dran
Fristen im Blick, Rückfragen der Behörde beantwortet, Nachforderungen erledigt. Sie bekommen von uns Bescheid — nicht von einer Elster-Mail ohne Aktenzeichen.
Sie bekommen von uns vorab einen Festpreis — Sie wissen also, woran Sie sind, bevor Sie sich entscheiden. Die Gebühr Ihrer Baurechtsbehörde kommt separat dazu und wird von dieser festgesetzt. Alle Leistungen und Pakete finden Sie auf der Preisseite.
Sie müssen sich mit ViBa nicht auskennen
Erzählen Sie uns in zwei Sätzen, was Sie vorhaben. Wir sagen Ihnen kostenlos, welches Verfahren gilt, welches Amt zuständig ist und was Sie brauchen — und übernehmen auf Wunsch die komplette Einreichung.
Schicken Sie uns Ihre Unterlagen — wir prüfen sie kostenlos
Sie brauchen keine Unterlagen und kein Konto. Zwei Sätze genügen. Sie bekommen von uns eine erste Einschätzung.
- Welches Verfahren für Sie gilt — und ob Sie überhaupt eines brauchen
- Welches Amt zuständig ist und ob es an ViBa-BW angeschlossen ist
- Was Sie brauchen — und was wir für Sie übernehmen können
Häufige Fragen
Was heißt ViBa-BW ausgeschrieben?
Virtuelles Bauamt Baden-Württemberg. Beide Begriffe meinen dasselbe.
Kostet die Nutzung von ViBa-BW etwas?
Das Portal selbst kostet Sie nichts. Die Gebühr für Ihr Verfahren setzt die Baurechtsbehörde fest — die fällt digital genauso an wie früher auf Papier.
Kann ich meinen Bauantrag noch auf Papier abgeben?
In der Regel nein. Seit dem 1. Januar 2025 ist die digitale Einreichung verpflichtend. Viele Baurechtsbehörden nehmen Papier und einfache E-Mails nicht mehr an. Wenn Sie mit dem Internet nicht zurechtkommen, ist das kein Grund zur Sorge — Ihr Entwurfsverfasser reicht für Sie ein.
Ich bekomme keine Nachrichten mehr. Woran liegt das?
Wahrscheinlich an der Postfach-Umstellung. Das eigene ViBa-Postfach wurde abgeschaltet; Benachrichtigungen kommen jetzt als allgemeine Elster-Mails ohne Angabe von Projekt oder Aktenzeichen. Prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner und melden Sie sich regelmäßig direkt im Portal an, statt auf eine E-Mail zu warten.
Mein Bauamt ist gar nicht bei ViBa-BW. Was jetzt?
Das kommt vor — nach Angaben des Ministeriums sind 201 von 209 Baurechtsbehörden angeschlossen. Fragen Sie dann direkt beim zuständigen Amt nach dem richtigen Übermittlungsweg. Die Pflicht zur elektronischen Einreichung gilt trotzdem, nur der Weg ist ein anderer.
Was ist der Unterschied zwischen ViBa-BW und service-bw?
service-bw ist das allgemeine Serviceportal des Landes, ViBa-BW ist die Plattform speziell für Bauverfahren. Der Umstieg lief nicht überall gleichzeitig. In Stuttgart etwa gilt ViBa-BW für die meisten Bauanträge seit dem 1. Juni 2026; ältere Verfahren werden noch über service-bw abgeschlossen, auch die Nachreichungen.
Brauche ich für ein Gartenhaus auch ein ViBa-Konto?
Nur, wenn es ein Verfahren braucht. Viele kleine Vorhaben sind nach § 50 LBO BW verfahrensfrei — dafür brauchen Sie kein Portal. Aber Vorsicht: verfahrensfrei heißt nicht regelfrei. Grenzabstände, Bebauungsplan und Brandschutz gelten trotzdem.
Kurz gesagt
ViBa-BW ist ein echter Fortschritt: Alle Beteiligten arbeiten am selben Vorgang, Sie sehen den Stand jederzeit, und es gibt keine Aktenordner mehr.
Aber es ist auch ein System mitten im Umbau. Nicht alle Ämter sind dabei, nicht alle Leistungen sind freigeschaltet, und die Benachrichtigungen sind gerade schlechter geworden statt besser.
Die gute Nachricht: Bei den meisten Bauvorhaben müssen Sie sich damit gar nicht befassen. Sie brauchen ohnehin jemanden mit Bauvorlageberechtigung — und der kann den ganzen Rest gleich mit übernehmen.
Bauvoranfrage in BW — so legt sich das Bauamt vorher fest →
Verfahrensfrei ist nicht auflagenfrei →
Baugenehmigung in BW: Kosten & Gebühren →
Sie müssen sich mit ViBa nicht auskennen
Für ein Wohnhaus brauchen Sie ohnehin jemanden mit Bauvorlageberechtigung. Wir übernehmen die Einreichung komplett.
Kostenlos, unverbindlich und ohne Verkaufsgespräch. Unterlagen sind willkommen, aber nicht nötig.
